برای نگارش یک سناریو خوب،نکاتی وجود دارد که باید مورد توجه قرار گیرد:
اولین گام در طراحی سناریو ، در نظر گرفتن جمله ای جهت خوش آمد گویی و معرفی شرکت و سازمان به تماس گیرنده می باشد . مانند :
با سلام ، وقت بخیر ، شما با شرکت … تماس گرفته اید
در مرحله دوم میتوانید منوی مربوط به ارتباط با بخشهای مختلف را در نظر بگیرید به عنوان مثال :
در صورتی که داخلی مورد نظر خود را می دانید آن را شماره گیری نمایید در غیر اینصورت جهت ارتباط با واحد فروش کلید 1 ، پشتبانی کلید 2 ، مالی کلید 3، ….
در مرحله سوم میتوانید موارد مربوط به اطلاع رسانی ها را در نظر بگیرید :
شنیدن اطلاعیه ها و اخبار کلید 4 ، اطلاع از ساعات کار و نحوه خدمات رسانی کلید 5 ، …
گام چهارم میتواند به موارد مربوط به گرفتن و رهگیری پیغام صوتی اختصاص یابد :
گذاشتن پیغام کلید 6 ، رهگیری پیغام کلید 7
در مرحله پنجم موارد مربوط به دریافت و ارسال نمابر قرار میگیرد :
جهت ارسال نمابر کلید 8 و دریافت اطلاعات از طریق نمابر کلید 9 را شماره گیری نمایید ،
در نهایت میتوان مشخص کرد در صورتیکه هیچ کلیدی زده نشود به اپراتور متصل شود :
در غیر اینصورت جهت ارتباط با اپراتور منتظر بمانید. ( یا کلید 0 را شماره گیری نمایید )
نکته :
چارت میتواند به صورت تو در تو و لایه لایه طراحی شود به عنوان مثال چنانچه بخشهای سازمان و یا شرکت شما زیاد است میتوان در 2 و یا 3 لایه طبقه بندی شوند .
در تعریف هر عمل میتوان از کلیدهای 0 تا 9 استفاده کرد .
در چارتهای تو در تو نیاز است منویی جهت برگشت به مراحل قبل و یا ارتباط با اپراتور در نظر گرفته شود، به عنوان مثال :
برای ارتباط با اپراتور در هر لحظه کلید 0 ، برگشت به مرحله قبل کلید ستارهو برای رفتن به منو اصلی کلید مربع را شماره گیری نمایید .